Бизнес-процесс — это деятельность или набор действий, которые достигают определенной организационной цели. Бизнес-процессы должны иметь целенаправленные цели , быть максимально конкретными и давать последовательные результаты.
Управление бизнес- процессами (BPM) — это систематический подход к улучшению этих процессов, который помогает организациям достичь своих бизнес-целей . Если организация не может выполнять определенные бизнес-процессы самостоятельно из-за ограничений по стоимости или ресурсам, компания может использовать аутсорсинг бизнес-процессов. Многие организации поручают выполнение определенных бизнес-задач, таких как расчет заработной платы, управление персоналом (HR) или бухгалтерский учет, стороннему поставщику услуг.
Чтобы измерить успех бизнес-процесса, организации отслеживают завершение различных этапов процесса (т. е. устанавливают контрольные показатели) или оценивают качество конечной точки процесса. Когда организация определяет, что бизнес-процесс не достигает желаемых целей или результатов , она может использовать несколько стратегий для улучшения. Например, организация может сосредоточиться на прозрачности бизнес-процессов , чтобы выявить проблемы в их производительности или выполнении.
Организации также занимаются картированием бизнес-процессов , чтобы повысить эффективность своих бизнес-операций. Картирование бизнес-процессов обеспечивает визуальное представление того, как функционируют различные процессы, и дает организациям лучшее представление о том, как работает их бизнес.
Почему бизнес-процессы важны?
Определенные бизнес-процессы внутри организации имеют решающее значение для успеха предприятия по следующим причинам:
- Они помогают организациям определить и понять реальную работу, необходимую для поддержания света и достижения организационных целей.
- Они разбивают эту работу на организованные, повторяемые шаги, которым работники могут следовать для достижения последовательных результатов.
- Использование повторяемых шагов для получения последовательных результатов помогает организациям более точно прогнозировать необходимые им ресурсы, тем самым снижая риск избыточного или недостаточного предоставления ценных ресурсов.
- Последовательный, повторяемый характер определенных бизнес-результатов помогает снизить риск того, что сотрудники будут предлагать обходные пути или индивидуальные шаги, которые могут вызвать сбои, замедление работы и увеличение количества ошибок.
- Возможность лучше измерять эффективность и результативность отдельных этапов процесса позволяет командам выявлять и устранять недостатки и узкие места для повышения производительности; это основа постоянного совершенствования .
- Команды могут лучше определить, где технологии, такие как роботизированная автоматизация процессов ( RPA ), могут быть использованы для дальнейшего повышения эффективности и результативности.
Бизнес-процесс против бизнес-процедуры против бизнес-функции
Существует множество концепций и соответствующих терминов, описывающих искусство и науку ведения бизнеса, и бизнес-процесс является лишь одним из них. Бизнес-процедура и бизнес-функция — два других часто используемых термина.
Несмотря на похожее звучание, каждый из них описывает разные организационные идеи, как указано ниже:
Бизнес-процесс , как уже говорилось ранее, представляет собой серию связанных задач, результатом которых является желаемый результат; это установленный набор повторяемых действий.
Бизнес-процедура — это четко установленный способ осуществления бизнес-процесса; в нем подробно описаны команды и отдельные работники, ответственные за каждую часть процесса, а также спецификации, применимые к выполнению и завершению каждой из этих частей.
Бизнес-функция — это организационная единица внутри предприятия или организации; Каждая бизнес-функция имеет свой собственный набор обязанностей и действий, которые она должна выполнять для поддержки бизнеса в выполнении своей миссии и общих целей.
Хотя все эти термины описывают концепции, необходимые для управления организацией, они не являются взаимозаменяемыми.
Категории и примеры бизнес-процессов
Бизнес-процессы можно разделить на несколько категорий, наиболее распространенными из которых являются следующие:
-
Операционные процессы. Эти процессы, также называемые первичными процессами , связаны с основным бизнесом и цепочкой создания стоимости и приносят ценность клиенту, помогая производить продукт или услугу. Операционные процессы представляют собой важную бизнес-деятельность, которая позволяет достичь бизнес-целей, таких как получение дохода. Примеры этого включают следующее:
- прием заказов клиентов
- обработка платежей за продукты
- управление банковскими счетами
-
Сопровождающие процессы. Также известные как вторичные процессы , они включают процессы бэк-офиса в рамках бизнес-функций, которые поддерживают работу организации. Одно из ключевых различий между операционными и вспомогательными процессами заключается в том, что вспомогательные процессы не приносят напрямую пользы клиентам. Примеры вспомогательных процессов включают следующее:
- бухгалтерский учет
- Управление персоналом
- Безопасность на рабочем месте
-
Процессы управления. Эти процессы измеряют, отслеживают и контролируют деятельность, связанную с бизнес-процедурами и системами. Как и вспомогательные процессы, процессы управления не приносят пользы непосредственно потребителям. Некоторые примеры процессов управления включают следующее:
- внутренние коммуникации
- управление
- стратегическое планирование
- составление бюджета
- управление инфраструктурой или мощностью
- Некоторые организации и руководители предпочитают классифицировать бизнес-процессы по бизнес-функциям и группировать их под следующими названиями:
- бухгалтерские и финансовые бизнес-процессы
- бизнес-процессы развития бизнеса
- Бизнес-процессы управления персоналом
- бизнес-процессы маркировки и продаж
- бизнес-процесс доставки продукции
Управление бизнес-процессами
Установив определенные бизнес-процессы, организации должны затем заняться управлением бизнес-процессами.
BPM по своей сути является дисциплиной изучения и улучшения бизнес-процессов , существующих на предприятии. Обычно это включает в себя сначала разработку и внедрение процессов, а затем выполнение следующих действий:
- анализируя
- управление
- мониторинг
- моделирование
- переосмысление существующих процессов
Эти действия помогают организациям контролировать существующие процессы, чтобы гарантировать их бесперебойную работу и достижение запланированных результатов. Они также определяют области для улучшения и помогают организациям внедрять изменения для улучшения процессов.
BPM также помогает идентифицировать задачи внутри процессов, которые можно автоматизировать с помощью таких технологий, как RPA , или целые процессы, которые являются кандидатами на автоматизацию бизнес-процессов.
Организации используют программное обеспечение BPM для мониторинга и контроля автоматизированных и неавтоматизированных бизнес-процессов, а также для улучшения существующих процессов.
BPM и использование программного обеспечения BPM дают многочисленные преимущества, снижая следующие риски:
- ошибки и узкие места, которые могут нарушить ход процессов;
- избыточные действия внутри процессов; и
- потраченные впустую ресурсы.
Они также помогают сделать следующее:
- обеспечить хорошее управление рабочим процессом;
- минимизировать затраты;
- создавать и поддерживать прозрачность процессов;
- улучшить сотрудничество между командами, которые совместно используют процессы или передают бизнес-процессы;
- Повысить продуктивность;
- включить гибкость;
- Гарантируйте соблюдение; и
- повысить эффективность.
Мониторинг бизнес-процессов
Одной из составляющих BPM является мониторинг бизнес-процессов . Более конкретно, мониторинг бизнес-процессов — это измерение и анализ эффективности процессов.
Для этой деятельности организации обычно используют программное обеспечение для аналитики и мониторинга, чтобы отслеживать затраты, ключевые показатели эффективности и время цикла процесса, а также обнаруживать ошибки и проблемы с соблюдением требований.
Мониторинг бизнес-процессов также может помочь улучшить прозрачность бизнес-процессов за счет выявления возможных проблем.
Организации используют функциональный мониторинг для оценки функциональной эффективности процесса.
Технический мониторинг помогает измерить техническую эффективность приложения путем контроля и регистрации таких аспектов, как время отклика и время простоя.
Видимость бизнес-процессов
Видимость бизнес-процессов дает предприятию полное представление о каждом из его процессов. Это важно, поскольку организации с хорошей прозрачностью своих процессов могут быстрее корректировать бизнес-процессы по мере изменения рыночных условий и требований предприятия. Хорошая прозрачность бизнес-процессов также помогает управленческим командам определить, соответствуют ли их процессы ключевым бизнес-целям и задачам, и правильно ли работают сопутствующие процедуры, которые помогают сделать процесс успешным. Это, в свою очередь, повышает оперативность реагирования и ускоряет принятие решений.
Моделирование или картирование бизнес-процессов
Бизнес-процессы часто изображаются визуально с помощью блок-схемы, показывающей последовательность необходимых задач и присваивающей каждой из них определенные контрольные показатели или точки принятия решений. Картирование или моделирование бизнес-процессов наглядно иллюстрирует с помощью графиков и диаграмм, как одни процессы перетекают в другие.
Картирование бизнес-процессов и рабочий процесс можно представить следующим образом:
- Последовательный бизнес-процесс. Этот процесс описан в документе с четким началом и конечными точками. Следуя этой карте процессов, организация выполняет ряд действий для выполнения задачи в заранее определенные сроки.
- Статусно-ориентированный бизнес-процесс. Этот процесс не имеет строгого начала и окончания. Он может завершиться на любом этапе, в зависимости от изменений рабочего процесса, характера производства или офисной культуры. Кроме того, процесс, управляемый статусом, обычно повторяется или циклически повторяется на одном и том же этапе процесса.
- Параллельный бизнес-процесс. Когда действия в бизнес-процессе выполняются параллельно, они выполняются одновременно. При этом типе выполнения бизнес-процесса действия во всех ветвях должны быть завершены до того, как можно будет начать следующий этап бизнес-процесса.
История и эволюция
Работы экономиста Адама Смита, академика и писателя Томаса Дэвенпорта, инженера Фредерика Тейлора и гуру менеджмента Питера Друкера существенно повлияли на то, как организации определяют и управляют бизнес-процессами.
Смит, автор книги «Богатство народов» , впервые осознал, как использование разделения труда – разделения работы на набор задач, выполняемых экспертами – может привести к увеличению производительности.
Инновации Тейлора в области промышленного проектирования привели к повышению производительности организации. Ему приписывают преобразование рабочего места благодаря его идеям по организации работы, фрагментации задач и измерению работы.
Друкер, которого называют отцом современного менеджмента, сосредоточился на упрощении и децентрализации процессов и ввел концепцию аутсорсинга.
Давенпорт определил бизнес-процесс как набор логически связанных задач, выполняемых для достижения определенного бизнес-результата. По мнению Давенпорта, процессы составляют структуру, которая помогает организациям выполнять задачи, необходимые для создания ценности для своих клиентов.
Узнайте, как организации используют автоматизацию бизнес-процессов для оптимизации своих бизнес-операций и сокращения расходов.
